Verteiltes Arbeiten leicht gemacht!

von Detlev Artelt
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Verteiltes Arbeiten leicht gemacht!
von Detlev Artelt

Morgens früh steht Herr Anton auf. Nachdem er gefrühstückt hat, setzt er sich mit seinem Kaffee an seinen Schreibtisch und schaltet seinen Laptop an.  Zwar fährt er einmal in der Woche zur Geschäftsstelle, aber heute arbeitet er im Homeoffice. Er checkt seine beruflichen E-Mails, dann schaltet er sein Headset ein und ruft einen 300 Kilometer entfernten Kunden an, der noch Fragen zu einem Produkt hat. Nachdem er ihm weitergeholfen hat, ruft ein weiterer Kunde an. Er hat eine Frage, die nicht in Herr Antons Bereich fällt. Dennoch kann er ihm weiterhelfen, denn durch einen kurzen Chat mit seinem Kollegen Thompson hat er die richtige Lösung parat. Die Kommunikation läuft größtenteils in Englischer Sprache ab, denn Thompson arbeitet im Homeoffice in London. Nach einem acht Stunden Tag fährt Herr Anton seinen Laptop runter. Er weiß, dass sein Unternehmen einen 24 Stunden Service anbietet und dass in diesem Moment auf der anderen Seite des Globus ein Mitarbeiter seine Arbeit beginnt.

Dieses Beispiel zeigt, wie verteiltes Arbeiten aussehen kann. Es bedeutet Mitarbeiter von jedem Ort der Erde aus arbeiten zu lassen. Diese mobile Form der Arbeit bietet einige Vorteile. Einerseits haben Unternehmen, die auf Konzepte verteilter Arbeit setzen, einen Vorteil im „War of Talents“ – den Kampf um die besten Talente in der modernen Arbeitswelt -, denn sie können Mitarbeiter von jedem Teil der Erde aus arbeiten lassen. Andererseits ist auch für die Mitarbeiter verteiltes Arbeiten von Vorteil, denn sie müssen so nicht weite Strecken in Kauf nehmen und können ihre Zeit effektiver nutzen. Auch für die Work-Life-Balance kann dies zuträglich sein.

Damit verteiltes Arbeiten aber funktionieren kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein, denn das Führen verteilter Teams stellt ganz besondere Herausforderung an das Management und die vorhandene Infrastruktur dar.

Technische Voraussetzungen

Über Landesgrenzen und sogar Zeitzonen hinweg zu kommunizieren, kann Schwierigkeiten bedeuten. Wenn zum Beispiel zwischen Europa und Amerika telefoniert werden soll, können Probleme auftreten. Das liegt an den verschiedenen Kanälen, die die USA und Europa verwenden. Während die Datenübertragung Europas über einen D-Kanal läuft. Nutzt Amerika IDSN-I über einen B-Kanal. Dies kann dazu führen, dass eine Datenübertragung von nur 56 kbit stattfindet. In einer Telefonkonferenz zwischen verteilten Teams in Amerika und Europa sorgt die schwache Verbindung wahrscheinlich für Frust. Sinnvoll ist es deswegen, hier nach einer anderen Lösung zu suchen. Softwarebasierte Lösungen, wie Lync bieten hier eine Möglichkeit und weisen darüber hinaus einige Vorteile auf. Zum einen senkt eine Unified Communications-Lösung gegenüber anderen Möglichkeiten langfristig die Kosten. Denn auch wenn zunächst Anschaffungskosten getätigt werden müssen, wird durch effektive Kommunikation beispielsweise Arbeitszeit und Papier eingespart, was zu Kostensenkungen führt. Zum anderen ist durch die ausgelagerte Serverkapazität, falls UC über aus einer Cloud genutzt wird, eine beliebige Erweiterung um Mitarbeiter möglich. Für Unternehmen, die auf dezentrale Arbeit setzen, ist eine solch optimierte Kommunikation von aller größten Wichtigkeit.

Verteiltes Arbeiten
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Eine weitere technische Frage, die es zu klären gilt, bevor verteiltes Arbeiten umgesetzt werden kann, ist, wie Daten und Dokumente, die von allen Mitarbeitern benötigt werden, abgespeichert werden können, sodass alle darauf zugreifen können. Eine mittlerweile weit verbreitete Lösung ist das Cloud Computing. Das Abspeichern von Daten und Dokumenten in der virtuellen Wolke sorgt dafür, dass alle Berechtigten Zugriff auf sie haben. Vorteilhaft ist hier die unermessliche Kapazität der Cloud – das Speichervolumen ist quasi unendlich. Dies erkennen aber noch nicht alle Unternehmen. Gerade mal 12% der Unternehmen nutzen nach einer Studie des statistischen Bundesamts die Vorteile der Cloud. Insbesondere kleine und mittelständige Unternehmen zeigen in diesem Bereich Nachholbedarf. Während 27% der großen Unternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) mit der Cloud arbeiten, nutzen bei den kleinen Unternehmen (10-49 Mitarbeiter) gerade mal 10% die „Wolke“. Unternehmen die Cloud Computing nicht nutzen, erklären dies ins besondere mit Sicherheitsbedenken. Verständlich, wenn man einem Test der Stiftung Warentest glaubt, bei dem von zehn getesteten Cloud-Anbietern keiner gut abschnitt.

Denjenigen, die dennoch nicht auf die Vorteile einer cloudbasierten Lösung verzichten möchte, kann in Bezug auf verteiltes Arbeiten zu einer „Mischlösung“ geraten werden. Dabei werden besonders sensible Daten im internen Netzwerk gespeichert, andere zugreifbar in der Cloud.

Wer verteilt arbeiten möchte, benötigt das entsprechende Personal. Bei Neueinstellungen könnte auf das technische Knowhow der neuen Mitarbeiter geachtet werden, um ihnen den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern. Sie sollten mit der Ausstattung, die von dem Arbeitsgeber gestellt wird, umgehen oder firmeninterne Schulungen besuchen können. Zu einer Basisausstattung gehört meist ein Laptop, Headset und Kamera. Die nötige Basissoftware kann das Unternehmen auf den Geräten installieren, bevor es dem Mitarbeiter überreicht wird. Weiterhin sollten die Mitarbeiter über einen Breitbandanschluss verfügen.

Auch auf die Wahl der internen Techniker des Unternehmens sollte Augenmerk gelegt werden. Denn neben dem technischen Wissen, muss dieser auch ein Organisationstalent besitzen und kommunikativ veranlagt sein. Schließlich ist es keine leichte Aufgabe beim verteilten Arbeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg einen geeigneten Termin für Wartungsarbeiten am System zu finden.

Insgesamt sind also einige Vorkehrungen zu treffen, bevor die vielfältigen Vorteile verteilten Arbeitens ausgeschöpft werden können. Und auch, wenn diese getroffen wurden, gilt es noch einiges beim Leiten von verteilten Teams zu beachten.

Leiten von verteilten Teams

Beim Leiten von verteilten Teams steht ein Unternehmen vor einigen Herausforderungen. Bei der „Standard-Arbeit“ im Büro ist ein spontaner Austausch möglich. Bei einem Kaffee können Probleme angesprochen werden. Aus einem kleinen Gespräch bei einer Zigarette, ergibt sich vielleicht ein intensiver Austausch über ein Projekt. Bei Fragen kann eben in den Raum gesprochen werden und es findet sich meistens ein Mitarbeiter, der die Antwort kennt. Ein so spontaner Austausch ist bei der Arbeit in verteilten Teams nicht möglich. Natürlich erleichtern UCC-Lösungen auch hier einiges, aber der Kaffee-Klatsch“ fällt aus. Bei Kommunikation vor allem über Telefon und Chat zwischen den Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeiter und der Führungsetage fehlt auch die nonverbale Kommunikation. Gestik und Mimik können nicht beachtet werden. Die Folge ist, dass oftmals Gesagtem nicht der nötige Nachdruck verliehen werden kann. Zwar können weiterhin Treffen zwischen den Mitarbeitern veranstaltet werden, aber diese gehen mit einem erheblich höheren Organisationsaufwand einher, Anreisekosten entstehen und lange Fahrten müssen in Kauf genommen werden.

Dementsprechend ist eine besondere Sensibilität beim Führen von verteilten Teams erforderlich, doch Lösungen können gefunden werden.

Diesbezüglich können und sollten Zielvereinbarungen getroffen und der Zielfortschritt kommuniziert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Ziele einmal im Jahr persönlich in einem Einzelgespräch ausgemacht werden. Der Zielfortschritt sollte auch in regelmäßigen Abständen besprochen werden. Hier ist aber nicht unbedingt ein Treffen notwendig. Videokonferenztechnologie kann eine geeignete Art der Kommunikation darstellen und ist in den meisten UCC-Lösungen enthalten.

Insbesondere im Vertrieb sollten Trainings für die Vertriebler stattfinden. Kommunikation nimmt hier einen ganz besonderen Stellenwert ein, schließlich müssen die Verkäufer über Produktneuerungen und Produktverbesserungen informiert werden, um einen optimalen Service für den Kunden zu gewährleisten. Dies fand früher in den „Montags-morgens-Meetings“ statt. Hier trafen sich die Vertriebsmitarbeiter um im Betrieb die aktuelle Lage zu besprechen. Produktneuheiten wurden erläutert und Dokumente verteilt. Danach gingen die Mitarbeiter, um die Kunden vor Ort zu beraten. Solche Meetings sind durch eine Unified Communications Lösung immer noch möglich, auch wenn sie etwas anders von Statten gehen. Es kann einmal in der Woche ein Termin vereinbart werden, an dem über Videokonferenz informiert wird. UCC erlaubt auch wichtige Dokumente zu Teilen. In diesem virtuellen Meeting können die Mitarbeiter auch Fragen stellen. Arbeiter im Vertrieb, die momentan verhindert sind, können sich im Nachhinein, falls möglich, Aufnahmen des Meetings ansehen und sind so auch auf dem neusten Stand.

Wie sich zeigt, ergeben sich einige Herausforderungen durch das Arbeiten in verteilten Teams, aber diese sind durch ein gutes Management und optimierte Kommunikation leicht bedienbar. Die Vorteile des verteilten Arbeitens bestechen, so dass sie bei Unternehmen und vor allem in der Startup-Szene immer größere Beliebtheit erlangen.

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