Arbeit und Kommunikation im Wandel

von Detlev Artelt
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Arbeit und Kommunikation im Wandel
von Detlev Artelt

Morgens früh zur Arbeitsstelle fahren, 8 Stunden dort verbringen, um dann wieder nach Hause zu fahren ist längst kein Standard mehr. Stattdessen wird Arbeit immer flexibler. An die Stelle von Büroräumen und festgelegten Arbeitszeiten ist in einigen Bereichen das Homeoffice getreten. Auch andere moderne Arbeitskonzepte haben in die Arbeitswelt Einzug gefunden. „Desksharing“ und „Co-Working“ sind keine reinen Mode-Wörter mehr.

„Wissensarbeiter“, welche flexibel arbeiten können und nicht an ihren einen angestammten Arbeitsplatz gebunden sind, können die Chancen der modernen Arbeitskonzepte optimal nutzen. Vor allem die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird durch das Homeoffice verbessert und stellt so für viele Menschen eine attraktive Alternative zur „Standard-Arbeit“ im Büro dar.

Auch Unternehmen profitieren von dem Wandel der Arbeit. Denn es wird ihnen durch dezentrale Arbeit ein viel größerer Bereich des Arbeitsmarktes eröffnet. Die technischen Voraussetzungen sind hierfür bereits gegeben. Konzepte wie Unified Communications und Collaboration sorgen dafür, dass dezentrale Arbeit durch eine verbesserte Kommunikation realisiert werden kann.

Konzepte neuer Arbeit – Chancen und Risiken

Immer wieder entwickeln sich weitere Konzepte neuer Arbeit. Homeoffice, Desksharing und Co-Working werden in der Praxis von vielen Unternehmen – insbesondere im internationalen Sektor – schon erfolgreich angewendet. Jedes Konzept hat eigenen Vorteile, aber auch Risiken, die jedoch, wenn man das richtige „Werkzeug“ besitzt, schnell behoben werden können. Dabei eignet sich nicht jedes Konzept für jedes Unternehmen oder jeden Mitarbeiter – in der Produktion wird wohl keines der Konzepte von Erfolg gekrönt sein – jedoch bieten die neuen Arten zu arbeiten eine interessante Alternative für „Wissensarbeiter“.

Homeoffice

HomeofficeMorgens mit der Familie frühstücken, mittags eventuell die Kinder von der Schule oder dem Kindergarten abholen und abends gemeinsam beim Abendessen den Tag ausklingen lassen – für viele Menschen ist das durch einen unflexiblen Job ein Ding der Unmöglichkeit. Homeoffice bietet da eine Lösung. Durch Absprache mit dem Arbeitsgeber wann man verfügbar sein muss und wann nicht, kann die Arbeit etwas flexibler gestaltet und so an das Leben angepasst werden.
Das Büro im eigenen Haus bietet daher viele Vorteile: Einerseits kann man zur richtigen Zeit für andere Angelegenheiten da sein und sich sonst voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren, ohne in Gedanken noch zuhause zu sein. Andererseits ist der Mitarbeiter motivierter, denn Autonomie und Selbstgestaltung steigern nachweislich die Motivation. Dies ist nicht nur für den Mitarbeiter von Vorteil, auch das Unternehmen profitiert von der dadurch höheren Leistung des Mitarbeiters.

Homeoffice kann weiterhin ein Konzept gegen die Landflucht darstellen. Denn durch die dezentrale Arbeit im hauseigenen Büro kann ein auf dem Land lebender Mensch für ein Unternehmen in der Stadt arbeiten, ohne einen langen Weg auf sich zu nehmen.

Eine Umfrage von statisa.com zeigt, dass die Vorteile des Homeoffice auch von großen Teilen der Bevölkerung erkannt werden. Demnach arbeiten bereits ca. 10% im Homeoffice, 20% würden gerne täglich von zuhause aus arbeiten und 37% würden zu mindestens teilweise gerne im Homeoffice arbeiten.

Homeoffice bringt aber auch einige Schwierigkeiten mit sich, welche vor dem Start aus dem Weg geräumt werden sollten. Vor allem das „Sich-Loslösen-Können“ scheint erschwert, wenn das Büro direkt im Zimmer nebenan ist und das Gefühl vorherrscht, immer erreichbar sein zu müssen.  Zu groß scheint für manche der Druck zu sein, trotz der anstehenden Freizeit, eben noch einmal die beruflichen E-Mails zu checken. Wenn die Grenzen zwischen Freizeit und Beruf immer mehr verschwimmen und es zu Rollenkonflikten kommt, kann dies zu psychischer Belastung bis hin zum Burn-Out führen. Wichtig ist es deshalb klare Grenzen zu ziehen und das Loslassen zu ermöglichen: In der Arbeitszeit sollte konzentriert gearbeitet werden können. Dafür ist es auch wichtig, sein Homeoffice dementsprechend auszustatten. Ablenkungen, wie Radio oder Fernsehen, sind im hauseigenen Büro fehl am Platz. Gleichzeitig müssen Absprachen getroffen werden, sodass die Freizeit, ohne in Gedanken noch bei der Arbeit zu sein, genossen werden kann. Um dies zu gewährleisten, sind innerbetriebliche Schulungen in Bezug auf Homeoffice förderlich. Inwieweit der Mitarbeiter die Arbeitsschutzmaßnahmen – vorgegebene Pausen, ein ergonomischer Arbeitsplatz, etc. – durchführt, bleibt ihm dennoch selbst überlassen.

Wichtig ist zusätzlich, dass der Mitarbeiter im Homeoffice produktiv bleibt und nicht durch zu viele Ablenkungen die Arbeit schleifen lässt. Eine Studie von Thomas O’Neill von der Universität von Calgary zeigt, dass Führungskräfte ihren Angestellten Vertrauen schenken und sie von zu Hause arbeiten lassen können, solange sie deren Persönlichkeit kennen.  Menschen, die schon am Arbeitsplatz unkonzentriert arbeiten, sind wahrscheinlich im Homeoffice fehl am Platz.

Co-Working

Co-Working-SpaceDas Co-Working- Konzept ist vor allem für Selbstständige und StartUps eine interessante Möglichkeit der Arbeitsgestaltung. Hier mieten die Firmen Plätze in Büros an, in denen auch andere Selbstständige oder Kleinstunternehmen arbeiten. So genannte Co-Working-Spaces bieten diese vorübergehenden Arbeitsplätze und die dazugehörige Infrastruktur für die gemietete Zeit zur Verfügung. Die Nutzer dieser Arbeitsplätze profitieren dabei von der Gesellschaft anderer Unternehmer. Denn so ist es möglich, schnell ein Netzwerk aufzubauen, Ideen zu teilen und zu realisieren.

Co-Working bietet auch einen ökonomischen Vorteil: Die Fixkosten für einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space sind geringer, als die für einen herkömmlichen Arbeitsplatz.

Desksharing

Den Arbeitsplatz so effizient wie möglich nutzen – darauf zielt das Desksharing-Konzept ab.

Ein Mitarbeiter pro Schreibtisch ist längst kein Standard mehr. Indem der Schreibtisch verschiedenen Mitarbeitern zu verschiedenen Zeiten zur Verfügung steht, wird der Platz effizient genutzt und  Kosten für weitere Arbeitsplätze gespart. Statt dass der Arbeitsplatz eines Halbtagsarbeiters am Nachmittag ungenutzt bleibt, wird er von einem anderen Mitarbeiter besetzt.

Das Desksharing macht vor allem dann Sinn, wenn ein Arbeitsplatz für mehrere Stunden oder sogar Tage ungenutzt bleibt. Dies ist meistens dann der Fall, wenn Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch im Außenhandel tätig sind oder Führungskräfte zwischen verschiedenen Betriebsstellen pendeln.

Ob Desksharing für das Unternehmen attraktiv ist und die Mitarbeiter einverstanden sind – schließlich dürfen an einem Arbeitsplatz, der von mehreren genutzt wird, keine persönlichen Gegenstände verwahrt werden – muss intern geklärt werden.

Fazit: Es gibt eine Reihe an neunen Arbeitskonzepten, welche mit richtigen Werkzeugen sehr erfolgsversprechend angewendet werden können.  Nicht jede Arbeitsform kann von jedem Unternehmen genutzt werden. Doch wenn man sich für eines der neuen Arbeitskonzepte entschieden hat, muss die Kommunikation stimmen. Schließlich ist diese bei dezentraler Arbeit ein sehr wichtiges Werkzeug. Konzepte wie Unified Communications und Collaborations ermöglichen eine optimierte Unternehmenskommunikation.

Kommunikation

Wie auch die Arbeit, hat sich die Kommunikation im Laufe der Jahre erheblich verändert. Anstelle des Briefverkehrs ist die E-Mail getreten und hat ihn größtenteils abgelöst. Doch auch wenn E-Mail vor allem im geschäftlichen Bereich noch das Kommunikationsmittel Nummer eins ist, entwickeln sich andere Kommunikationswege, sodass sie geschäftsfähig werden. Im privaten Bereich werden Instant-Messanging-Programme, wie WhatsApp und Skype, Social Media (Twitter, Facebook, ect.) und  mobile Endgeräte als Kommunikationskanal schon effektiv genutzt. Mittlerweile gewinnen sie im geschäftlichen Bereich immer mehr an Bedeutung. Vor allem große Unternehmen setzen bereits auf die neuen Kommunikationswege. Bei mittelständischen Firmen besteht noch Nachholbedarf. Eine Studie der Experton AG zeigt, dass von den kleinen und mittelständigen Unternehmen ca. 24% eine Unified Communications-Lösung anwenden. Bei den großen Unternehmen sind es immerhin 42%.

Durch den Überfluss an Informationskanälen ist eine effektive Kommunikation meist schwierig, doch das Unified Communications- Konzept bietet eine Lösung.

Unified Communications

Unified Communications sorgt als umfassendes Konzept für eine übersichtlichere Kommunikation, indem es viele Kanäle bündelt und so ermöglicht, ohne viel Aufwand auf die verschiedenen Kommunikationsarten zuzugreifen. Web-Konferenzen, Social Media und Weiteres werden in einer Applikation übersichtlich zusammengeführt. Damit wird es deutlich leichter über geographische Grenzen hinweg miteinander zu kommunizieren – im Unternehmen aber auch mit den Kunden. Zeit- und Kosteneinsparnisse sind die Folge.

Durch die Präsenzanzeige ist es leicht ersichtlich, ob der gewünschte Mitarbeiter momentan verfügbar ist oder nicht gestört werden möchte. Das Prinzip ist sehr intuitiv zu handhaben. Durch eine Ampel ist sofort ersichtlich ob der Kontaktaufnahmeversuch von Erfolg gekrönt sein wird oder nicht. So kann die Zeit, welche normalerweise für erfolglose Kontaktaufnahmeversuche verschwendet wird, sinnvoller genutzt werden. Unternehmensintern muss dabei geklärt werden, dass „nicht verfügbar“ nicht gleichzusetzten ist mit „Arbeitet nicht“. „Verfügbar“ heißt dementsprechend auch nicht, dass der Mitarbeiter momentan unterbeschäftigt ist.

Unified Communications bietet so eine Möglichkeit zur Optimierung der Kommunikation, sowohl unternehmensintern als auch mit den Kunden.

Fazit

Kommunikation und Arbeit sind im Wandel! Für Unternehmen ist es demnach wichtig, bei dieser Veränderung mitzuhalten und sich durch neue Arbeitskonzepte und die dafür nötige optimierte Kommunikation gegenüber der Konkurrenz abzuheben. Lösungen und Konzepte gibt es bereits viele, erforderlich ist nun das für das Unternehmen Optimale auszuwählen und zu realisieren, so wird neues und anderes Arbeiten zu einem Erfolg.

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