Die heutige Zeit wird vor allem von einer Bewegung geprägt – der Digitalisierung. Sie bringt nicht nur neue Innovationen, Technik und Trends hervor, sie ist auch auf allen Ebenen zu beobachten: Im produzierenden Gewerbe sowie im Dienstleistungssektor, privat und öffentlich gleichermaßen. Die Digitalisierung verändert mit ihren neuen Technologien vor allem unsere Kommunikation und Interaktion, was im beruflichen wie auch privaten zu nachhaltigen Neuerungen führt und die Art und Weise verändert, wie wir uns verständigen und kooperieren.
Natürlich ist dieser Trend auch im unternehmerischen Sektor spürbar, wo ganze Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel angepasst oder gänzlich erneuert werden. Dazu gehört auch das Konzept des neuen Arbeitens. Hier geht es darum, die Arbeit effizienter und zeitgemäß zu gestalten, um Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Dazu werden neben guten Konzepten und einer neuen Unternehmenskultur vor allem eine gute, technische Infrastruktur sowie Werkzeuge für eine produktive Zusammenarbeit benötigt. Um dieses neue Arbeiten mit all seinen Facetten sinnvoll umzusetzen und im Unternehmen einzuführen, sollte man sich mit den drei Säulen des Konzeptes bekannt machen: Mit den Bricks, Bytes und Behaviour des neuen Arbeitens.
Bricks – Räume des Arbeitens
Das erste B steht für Bricks und betrachtet den Raum der Arbeit, d.h. den Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters. Dieser muss an die Bedürfnisse des dort arbeitenden Menschen angepasst sein, um ein optimales, effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Schließlich beeinflusst Design auch die Performance.
Für ein smartes, angemessenes Design gilt es, traditionelle, festdefinierte Büro- und Raumkonzepte zu durchbrechen und sich danach zu orientieren, was für heutiges Arbeiten Sinn macht – sowohl räumlich als auch organisatorisch gesehen: „Das Büro neu denken“ ist hier das Motto! Kern des zukunftsfähigen Arbeitens ist die flexible Gestaltung des Arbeitsplatzes in so genannten Bricks, die angepasst an die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter eingerichtet werden.
Hier gilt es die 4Cs zu beachten, die die Arten der benötigten Räume beschreiben: Contemplate, Communicate, Collaborate, Concentrate – Räume fürs Nachdenken, Kommunizieren, Zusammenarbeiten und Konzentrieren. Es gibt also nicht mehr jeweils einen Schreibtisch (an dem alles arbeitsspezifische erledigt wird), eine Kaffeeküche und einen Meetingraum – viel mehr existieren flexible Räumlichkeiten, die unterschiedlich – je nach aktuellen Bedürfnissen – genutzt werden können. So gibt es neben Einzelarbeitsplätzen auch Ruhezonen, Team-Offices sowie soziale Meetingpoints in Form von beispielsweise Lounge-Bereiche und Kaffee-Ecken, die den spontanen Ideen- und Wissensaustausch zwischen Kollegen fördern.
Zudem wird auch das Konzept des Home-Office immer relevanter, denn es ermöglicht den Mitarbeitern eine optimale Einteilung Ihrer Zeit und Ressourcen.
Bytes – Die benötigte Technik
Als zweites geht es um die Bytes, also um effektive IT-Lösungen und technische Ausstattung. Diese Bereiche gelten als Arbeitswerkzeuge des neuen Arbeitens, in dem sie das vernetzte und mobile Agieren im und über das Unternehmen hinaus überhaupt erst ermöglichen. Dafür reicht es nicht, den Router einmal abzustauben und neue Hardware für die Mitarbeiter zu besorgen: Schließlich bedarf es entsprechend der veränderten Ansprüche technologischer Neuerungen, die als Motor das Smarter Working antreiben.
Dazu gehören Cloud-Solutions, die es ermöglichen, sämtliche Informationen zu jeder Zeit und von überall aus abzurufen, zu bearbeiten und zu teilen. In Kombination mit komponentenbasierten Software-Lösungen können Unternehmen so ein digitales Archiv anlegen, das alle ein- und ausgehenden Dokumente in digitalisierter Form enthält. Praktisch, wenn man auch von zuhause oder unterwegs arbeitet. Ein weiteres klassisches Beispiel des neuen Arbeitens ist das Präsenzmanagement, welches durch das Management der Verfügbarkeit eines jeden Mitarbeiters nicht nur die Erreichbarkeit verbessert, sondern auch ein effizienteres Arbeiten ohne lange Wartezeiten ermöglicht.
Wichtig ist, dass die neuen, erweiterten Lösungen in vorhandene Prozesse und Workflows eingebunden werden, wodurch wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert werden können. Darüber hinaus lassen sich so sämtliche benötigten Informationen der Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen, was zu einer internen sowie externen Vernetzung von Unternehmen beiträgt und die Servicequalität steigert. Zudem schafft das auch einen Wettbewerbsvorteil, indem das auf technischer Ebene zusammengestellte Wissen zielgerichtet und wirtschaftlich genutzt werden kann. Schließlich sind Wissen und Informationen inzwischen zum wichtigsten Produkt von Unternehmen geworden.
Bei all diesen schönen neuen Lösungen darf nicht vergessen werden, dass eine Anschaffung alleine nicht ausreicht: So müssen die Systeme nicht nur eingerichtet und angepasst werden, zudem muss jeder Mitarbeiter, der sie zukünftig nutzen und von ihnen profitieren soll, entsprechend geschult werden. Ohne das bringen auch die besten neuen Lösungen keinen wirtschaftlichen Vorteil.
Behaviour – auf den Menschen kommt es an
Das dritte B steht für Behaviour und beschäftigt sich mit Kultur und Vision des neuen Arbeitens, die als Treibstoff fungieren. Hierbei geht es darum, die Komponente Mensch mit der Technik und dem Raum in Einklang zu bringen, um ihr gesamtes Potential optimal ausschöpfen zu können. Darüber hinaus müssen Arbeitskultur und Verhaltensregeln der neuen Zeit angepasst werden.
Wenn ein Unternehmen sich bereits mit Bricks und Bytes beschäftigt, neue Lösungen geschaffen und vorhandene Prozesse optimiert hat, geht es nun darum, den Mitarbeitern die Vorteile der räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte aufzuzeigen: Sie sind es schließlich, die zukünftig anders arbeiten werden; das gelingt jedoch nur, wenn die Vorteile dieses neuen Arbeitens ersichtlich sind. Diese Tatsache macht ein gutes Change-Management daher unverzichtbar.
Hierbei muss die Geschäftsführung aktiv werden, die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben und nicht zuletzt ihre Mitarbeiter aktiv einbinden, fordern und fördern. Zusätzlich lohnt es, Anreize für die Angestellte zu schaffen, um die Motivation noch zu steigern.
Trotz dieser Punkte geht es nicht nur darum, sich mit den neuen Bedingungen anzufreunden und sie nutzen zu lernen, jeder Mitarbeiter muss selber an sich arbeiten, damit das neue Arbeiten funktioniert. Grund dafür ist, dass Smarter Working neue Freiräume mit sich bringt, die aber gleichzeitig neue individuelle Eigenschaften jedes Einzelnen nötig machen. So muss der Arbeitgeber ein höheres Maß an Vertrauen aufbringen, dass Angestellte ihre Aufgaben auch selbstständig im Home-Office erledigen, ohne sie dauernd kontrollieren zu wollen. Auf der anderen Seite müssen auch die Arbeitnehmer an sich arbeiten: Selbstmanagement und Selbstdisziplin, aber auch Selbstentfaltung und Selbstvertrauen sind wichtige Stichworte.
Fazit zu Bricks, Bytes und Behaviour
Nur wenn die drei Säulen des neuen Arbeitens beachtet, die Bricks und Bytes auf allen Unternehmensebenen umgesetzt sowie die damit zusammenhängenden Herausforderungen für jeden einzelnen akzeptiert werden, können bestehende Geschäftsprozesse verändert werden. Nutzen Sie Ihre Chance; springen Sie auf den Zug der zeitgemäßen Arbeit auf und starten Sie und Ihr Unternehmen durch in optimierte, zufriedenstellende Zukunft.
Dieser Beitrag erschien am 20.02.2017 im SQUT (Ausgabe 29) und ist hier einsehbar.
Dieser Beitrag ist Teil der von Winfried Felser initiierten Blogparade #newwork17.
Der Background dazu in Winfried Felsers Beitrag „New Work – eine Idee, deren Zeit gekommen ist?!“ in der Huffington Post.
